Бизнес и финансы

Как перевести компанию на удаленную работу и не потерять в эффективности

Как перевести компанию на удаленную работу и не потерять в эффективности

В разгар пандемии коронавируса многие компании столкнулись с новой для себя реальностью – переводом сотрудников на удаленную работу. Основатель DNK Marketing и Академии системного бизнеса Михаил Колмаков рассказал Daily Moscow, как дистанционно организовать сложные процессы и контролировать работников.

У нас в компании работает порядка двухсот человек: это и менеджеры по продажам, и сотрудники кол-центров, копирайтеры, дизайнеры и модераторы и так далее. 90% сотрудников, по моему мнению, можно оставлять на удаленке.

Все, что можно делать с помощью компьютера и телефона, не требует обязательного нахождения в офисе

Вообще это такая совдеповская сторона медали, где люди думают, что нужно устроить коллектив внутри офиса и иметь возможность физически дать человеку по шапке, и почему-то нанимают в офис и дизайнера, и тестировщика, и программиста, хотя все они прекрасно умеют работать на удаленке.

Как оформлять сотрудников
 

У нас все сотрудники работают как самозанятые, мы помогаем им с оформлением. В этом случае работодатель снимает с себя необходимость работать с документацией.

Закон о самозанятых, мягко говоря, не идеален, и там государство провело очень хитрый трюк, некую профанацию. Изначально смысл закона был очень прост – человек может работать, будучи самозанятым, и платить налог в 4%.

Но есть нюанс: в декабре прошлого года вышло дополнительное постановление, согласно которому если сотрудник получает деньги от одного источника, то он считается не самозанятым, а трудоустроенным, и должен платить 13% подоходного налога. А работодатель соответственно должен оплачивать дополнительные социальные взносы (порядка 30%).

Получилась классическая ситуация: государство привлекло порядка 2-3 млн человек в программу самозанятых, в итоге люди, которые туда зашли, показали свои реквизиты, данные и уже находятся под слежкой ЦБ.

Как доверить сотруднику доступ к корпоративной информации
 

Любая компания может при необходимости заключить договор о неразглашении конфиденциальной информации между юридическим и физическим лицом. У нас с каждым сотрудником компании подписан NDA.

Экономия на зарплате и неограниченный поиск кадров
 

Удаленная работа

Нанимая сотрудника на удаленную работу, работодатели зачастую экономят на зарплате. Сотрудник не тратит время и средства на дорогу, оплату обедов и пр. Соответственно уровень зарплатных ожиданий ниже, чем при обязательном посещении офиса.

Самый главный бонус для работодателя с точки зрения дистанционной работы – нет ограничений в поиске сотрудников

Например, у нас есть клиент на Ямале, и есть необходимость нанять менеджера отдела закупок. В регионе очень мало откликов на эту позицию. Но, когда речь идет об удаленной работе, потенциальный кандидат может находиться где угодно, при этом даже необязательно в России. Появляется выбор, и можно искать самые лучшие кадры, выбирать.

К примеру, взять Москву: огромный город и кадров, кажется, много. Но если у тебя офис на Автозаводской, то ты и будешь искать людей, которые живут поблизости, потому что желание людей ездить на большие расстояния, когда они ищут новую работу, очень мало.

Переезд из офиса домой
 

Последний вопрос, который должен волновать компании, – техника и офис. Мы изначально удаленная компания, поэтому не берем в штат людей, которые не имеют опыта дистанционной работы. В чем их ключевая особенность? Они умеют организовывать рабочее пространство дома, на даче, в кафе – где угодно. Это очень важно.

Первая стадия – оставить в компании тех, кто готов работать эффективно
 

Если у сотрудника дети, это прекрасно, но ребенок не должен кричать, пока ты работаешь в своей комнате, потому что тогда ты не сможешь работать. На мой взгляд (как бы цинично это ни звучало), если вы живете в однокомнатной квартире с грудным ребенком, вы не приспособлены к удаленной работе.

Задача работодателей, когда они переходят к удаленному формату, сразу определить, кто в команде не сможет приспособиться к новым условиям

Можно звонить сотруднику в течение дня, узнать, на связи ли он или нет. Ситуации у всех разные, возможно, есть весомые обстоятельства, что человек не может работать дома ни при каких условиях.

Работать дистанционно – не значит работать меньше. Ты работаешь столько же, а то еще и больше.

Уволить человека работодатель всегда имеет право
 

Только он несет определенные финансовые последствия. Увольнение возможно только в том случае, если человек не справляется со своей работой. В данном случае при приеме на работу обязательно должны быть подписаны должностные инструкции.

Помощь сотруднику в организации рабочего пространства
 

Если работодатель видит, что в офисе сотрудник справлялся со своей работой прекрасно, а при переезде домой появились некие сложности, то он вправе помочь организовать рабочие условия. В зависимости от того, насколько компания заинтересована в работнике и какая помощь требуется. Одно дело купить сотруднику новый ноутбук, другое — помочь организовать переезд на Бали.

Внедрение системы отчетности
 

Среди тех сотрудников, у кого есть рабочее пространство, нужно выяснить, кто из них готов работать. Кто не «сливает» свои задачи и не расслабляется в отсутствии начальника. Для этого нужно внедрить систему отчетности.

Если мы говорим об элементарном уровне, это могут быть рабочие отчеты в WatsApp или любом другом мессенджере, если более сложные – от отчетов в Google-документов до профессионального внедрения CRM-систем.

Невозможно выстроить управление без элементов автоматизации
 

У нас введена система отчетности, ежедневные и еженедельные планерки. Никто их не пропускает. Сотрудники всегда приходят вовремя, заранее подготавливаются по списку задач, которые они выполнили на прошлой неделе и собираются сделать на следующей. Вот тогда достигается результат.

Новая профессия — сотрудники по контролю качества
 

Менеджер контроля качества – это человек, который звонит всем и проверяет, кто и как работает, запрашивает отчеты, таблицы. Специально обученный человек. Он ничем, кроме этого, не занимается. У нас в компании работает 8 менеджеров контроля качества.

После создания системы контроля качества нужно организовывать систему найма сотрудников, потому что после перехода на удаленный режим часть работников окажутся невостребованными, и придется нанимать новых. Если пройти успешно все эти этапы, то удаленной компании быть.

Зачем удаленной компании офис
 

Офис можно оставить только для юридического адреса. Необходимость офиса в первую очередь зависит от типа бизнеса. Например, если у компании большой документооборот именно в бумажном формате, наличие рабочего кабинета становится вынужденной мерой.

Виктория Кудашева