Создаем удаленную команду: пошаговые рекомендации от специалиста

До 2020 года удаленные команды чаще встречались в IT и в компаниях с иностранным капиталом, это не было распространено повсеместно. После 2020 года все: и работники, и собственники бизнеса предпочитают «удаленку», первые экономят время на дорогу, вторые экономят на затратах. Кажется, что всем хорошо, но есть ряд исследований, которые говорят, что удаленные команды работают менее эффективно. Есть компании, где у удаленных команд заложены нормы продуктивности ниже, чем у команд, работающих в офисе.

Чтобы удаленная команда работала эффективно, нужно четко следовать определенным правилам, иначе бизнес потеряет в управляемости, а значит и в деньгах.

Соблюдение договоренностей

Все, а именно директор или владелец бизнеса, если он принимает участие в управлении, РОП (руководитель отдела продаж), менеджеры отдела продаж, помощники менеджеров, администратор отдела, смежные отделы: маркетинг, IT-поддержка и другие отделы, — должны соблюдать договоренности, независимо от должности и статуса в компании. Все договоренности фиксируем письменно и соблюдаем неукоснительно.

В удаленных командах важно соблюдать договоренности, потому что энергии и затрат на построение удаленной команды тратится намного больше, ценность налаженных бизнес-процессов и коммуникаций значительно выше, чем в командах, которые работают inhouse.

Артем Бондаренко

независимый директор по стратегическому маркетингу

Готовность владельца бизнеса или топ-менеджера к работе удаленно

Все решает тот, кто во главе. Если глава компании не готов общаться удаленно, не участвует в совещаниях, не показывает свою заинтересованность в работе удаленной команды, эффективной работы эта команда не покажет.

Например, я отказал нескольким компаниям, во время первичного аудита, потому что понял, что компания не сможет работать с удаленной командой. Если руководитель постоянно назначает внезапные планерки, переносит время встреч, отменяет и назначает встречи в компании без системы — он не сможет работать с удаленной командой.

Для удаленной распределенной команды принципиально важно идти в графике. Часто команда работает в разных городах, могут быть незначительные отличия в часовых поясах, ради запланированных совещаний все откладывают текущую работу, срыв любого такого совещания отодвигает решение вопроса на несколько дней, потому что нет возможности «быстренько забежать в кабинет и решить пару текущих вопросов».

Техническая подкованность

Для успешной работы нужно уметь пользоваться всеми рабочими инструментами «удаленщика»: мессенджерами, Task-менеджерами, Kanban-досками. Не каждый работодатель готов обеспечить нового сотрудника техникой, пока он не пройдет испытательный срок, поэтому нужен ноутбук, хорошие наушники с гарнитурой, видеокамера — это базовый набор, must have при удаленной работе.

Когда ты работаешь удаленно, ноутбук — это твой главный рабочий инструмент. Купить новый ноутбук проще, чем не работать и ждать две недели, пока отремонтируют старый.

Бесперебойно работающий интернет — залог качественной работы и невыпадения из процесса. У всех коллег всегда проведен широкополосный интернет от двух провайдеров и в запасе есть пара GSM-модемов на всякий случай.

Социальная возможность

Не все соискатели, а тем более их семьи, понимают, что удаленная работа — это работа, еще более сложная, чем работа в офисе. Да, ты сам регулируешь открыть или закрыть окно. Но дома тебя окружают десятки соблазнов в виде дивана, телевизора, холодильника и кофе. Не каждый может объяснить своим близким, что он дома, но он на работе, поэтому случаются разные казусы:

• «ты же дома, значит ты не работаешь»

• «ты же дома - идти помоги нам»

• «ты же дома - давай поговорим»

• «ты же дома - вынеси мусор»

• «ты же дома - отвези детей сейчас, а доделаешь вечером»

• «ты же дома - вскопай грядку по-быстрому»

Обязательно это должен быть видеозвонок, где вам следует обратить внимание на:

1. Вовремя ли подключился человек, это говорит о его организованности. При удаленной работе опоздания недопустимы, пробок нет, если предыдущий звонок вдруг затянулся, всегда можно предупредить в чате.

2. Насколько технически соискатель готов: качество картинки и звука, все ли работает, есть ли все необходимые для работы гаджеты, насколько он владеет этими инструментами. Если, например, я слышу «Я не знаю, где включить видео в Zoom (раньше был скайп)», я понимаю, что, скорее всего, человеку нужна другая работа.

3. Есть ли у соискателя физическая возможность работать из дома. Если в переписке человек говорит об отдельном кабинете, а на созвоне он сидит на кухне, а на заднем плане ходят его домашние — это тоже повод задать уточняющие вопросы.

4. Манера общения, на видеовстрече можно понять, как соискатель общается, может ли он изложить свои мысли, ему придется много общаться на камеру с коллегами и доносить свою точку зрения, это может не каждый.

Дружелюбный onboarding

Выходить на работу в удаленную команду сложно, кажется, что один на один с клиентом и рядом нет никого, никакой поддержки. Если команда собирается «с нуля», немного проще: все коллеги знакомятся одновременно, правила работы принимаются единогласно и потом по этим правилам все работают.

Каждый новичок получает свод правил «FAQ», который закрывает большинство вопросов. В своде правил есть ответы на все рабочие вопросы, которые когда-либо возникали у коллег, со скриншотами, примерами «как надо/как не надо».

Правила работы практически универсальные, от компании к компании меняются только нюансы.

1. Правила взаимодействия с клиентом: как быстро давать обратную связь, как писать письма, подписи в письме, как общаться голосом (приветствие, интонация, ключевые фразы, где брать всю необходимую информацию).

2. Правила взаимодействия внутри команды: как оперативно отвечать в чатах, когда и какие созвоны, как объяснять сложные рабочие моменты, какие есть возможности для общения вне работы.

Важно четко регламентировать количество рабочих чатов, чтобы работа не превращалась в сплошную переписку. Обязательны видеосозвоны один раз в неделю.

Личные переписки, общие нерабочие чаты, нерабочие созвоны — это неотъемлемая часть рабочего вайба, не стоит пытаться его регламентировать, да вы и не сможете. Если этого нет, можно сказать, что нет и команды.

В чем польза удаленных команд

На одном из последних проектов, при построении удаленного отдела продаж, мне удалось снизить ФОТ в три раза. Зарплата удаленных менеджеров и затраты на рекламу стали окупаться через пять месяцев. До этого компания несколько лет работала с отрицательной прибылью.

Новости

SuperJob: в Москве сейчас 17% сотрудников трудятся удалённо

Для любой компании удаленная команда — это возможность получить хороших специалистов и сэкономить. Сэкономить можно на ФОТ: нанимать лучших в регионах и платить выше регионального рынка. Сэкономить можно на аренде и обслуживании офиса.

Те, кто работают удаленно, это высокоорганизованные профессионалы, они работают эффективно и на результат. Если грамотно нанимать удаленный персонал, среди этих людей не будет «офисного планктона», а значит компания будет развиваться быстрей и получит большую прибыль.

Фото: Le Quartier Studio.