Новые правила работы с удаленными сотрудниками: что изменится с 2024 года

Работа вне офиса становится все более популярной среди работодателей и сотрудников. Первый привлекает возможность трудиться в комфортных домашних условиях, зачастую с гибким графиком, вторых – снижение затрат на аренду офисного помещения и коммунальные услуги.

Какие категории сотрудников относятся к удаленным?

В широком смысле это все, кто работает не на территории работодателя – дома, в коворкинге и т.д. Они используют интернет и другие технологии для связи с работодателем и выполнения своих обязанностей.

К удаленщикам в частности относятся:

- Лица, живущие в России и трудящиеся из дома или другой выбранной ими локации;
- Лица, живущие за пределами России, но работающие на российскую организацию.

Однако, если компания переводит часть штата на «домашний режим» в связи с неблагоприятной экономической ситуацией внутри организации и риском сокращения, рекомендуется сообщить об этом в Минтруд.

Большинство сотрудников, которые уже находились в трудовых отношениях до переезда, продолжают работать в компании в прежнем режиме. Работодателям важно учесть, что уволить таких лиц в связи с тем, что они покинули территорию России нельзя.

Исключение: если трудовой договор изначально предусматривал нахождение работника только на территории нашей страны, либо если после переезда удаленщик утратил возможность работать на прежних условиях.

Минтруд рекомендует организациям тщательно анализировать правовые и налоговые аспекты при заключении дистанционных трудовых договоров с гражданами, проживающими за границей.

Дело в том, что правила Трудового кодекса распространяются только на лиц, находящихся на территории России. Вместо трудовых договоров министерство советует заключать гражданско-правовые договоры.

С 2024 года ставка по НДФЛ для нерезидентов – 13%

С 2024 года вступают в силу изменения, которые коснутся нерезидентов – сотрудников российских организаций. Нерезидентом считаются граждане России, которые проживают за границей 183 и более дней в течение года.

С 1 января ставка НДФЛ для таких лиц будет составлять 13% ( и 15%, если доход превышает 5 миллионов рублей за год) вместо 30%, как это установлено сейчас. Таким образом, при расчете налога резиденты и нерезиденты уравниваются.

Факт резидентства не будет влиять на ставку, важно именно место, где зарегистрирован сам работодатель. Так, поправки в ст. 208 НК определяют характеристики источников доходов из России. Если компания, в том числе филиал иностранной организации, зарегистрированы в Российской Федерации – значит доход облагается НДФЛ.

А вот если подразделение российского юрлица поставлен на учет за рубежом, такие доходы не считаются полученными от источников в РФ.

Так, с начала 2025 года доходы от использования результатов интеллектуальной деятельности, а также по гражданско-правовым договорам будут считаться полученными от российских источников, если они были переданы через интернет с использованием:

- размещенных в РФ информационных и технических систем;
- доменной зоны России;
- программно-аппаратных средств на территории России.

В иных случаях доходы будут относиться к полученным от источников за рубежом. То есть место оказания услуг и выполнения работ учитываться не будет.

Удаленные сотрудники, которые получают компенсацию за использование своего имущества, будут платить с нее НДФЛ, если выплата превышает лимит

При работе из дома сотрудник не теряет право на необходимое оборудование для выполнения обязанностей, которое должен предоставить работодатель. Иногда последний может передать рабочий компьютер, телефон, специальную аппаратуру и приборы, обеспечить интернетом и мобильной связью.

В ином случае работник вынужден применять свои вещи, технику и инструменты, самостоятельно оплачивать средства связи. Неизбежно происходит износ или порча инструментов и гаджетов. Тогда возникает вопрос о получении удаленщиками компенсации за расходы при работе на собственном имуществе.

Например, износ электроники, оплата электроэнергии и интернета, покупка канцелярии и т.д.

Ранее компании компенсировали затраты без исчисления НДФЛ и страховых взносов. Теперь законодательство в новой редакции п. 1 ст. 217 НК вводит правило о том, что такие компенсации будут облагаться налогом на доход, если превышают установленный лимит – 35 рублей за каждый день удаленной работы.

То есть работник и работодатель по-прежнему вправе сами определить размер выплаты в локальных актах или соглашении сторон, но та часть, которая превышает ежедневный лимит в 35 рублей, будет включаться в налоговую базу.

Другой, альтернативный вариант – подтверждать свои фактически понесенные расходы документально. В таком случае НДФЛ начисляться не будет.

Как подтвердить расходы?

Трудовое и налоговое законодательство не содержит специальных требований к доказательствам. На практике для этого можно представить следующие документы:

- При оплате средств связи – платежные документы согласно параметрам и стоимости тарифа;
- При затратах на электроэнергию – квитанции об оплате с пересчетом соответственно количеству рабочих часов за период;
- При покупке, настройке или при ремонте оборудования – чеки и иные документы, в том числе об оплате работы технического специалиста;
- При амортизации (износе) техники расчет ведется по правилам бухгалтерского учета амортизации.

Важно, что любой размер выплаты должен быть экономически обоснован. То есть расходы должны соответствовать деятельности компании и обязанностям работника.

Введение налога на компенсации вызвало споры. Оппоненты указывают на то, что в дистанционном режиме сотрудник уже экономит компании значительные средства на аренде офисных помещений и содержании инфраструктуры.

Сторонники новых правил, напротив, указывают на то, решение было принято в целях более справедливого распределения налоговой нагрузки для удаленных и офисных сотрудников. Введение налога может стимулировать организации к более рациональному распределению затрат.