HRM-системы для управления персоналом: зачем это нужно современному бизнесу

Вместе с менеджером продукта в Nexign Дианой Васильевой разбираемся в HRM-системах для управления персоналом: что это такое, когда пора подключать и как это сделать правильно, чтобы сотрудники приняли нововведения.

HRM-системы сегодня

HRM (Human Resource Management) — системы управления персоналом, которые помогают автоматизировать ключевые HR-функции. HRM-система приходит на помощь, когда компания растет, увеличивается штат сотрудников, и HR-специалистам нужно уйти от большого объема бумажной работы и уделить внимание стратегии и непосредственной работе с людьми.

HRM-система помогает выполнять целый комплекс задач. Она может автоматизировать:

- административные задачи, связанные с выплатами зарплаты, оформлением страховки, заботой о well-being;

- учёт рабочего времени, отпусков и больничных;

- HR-сервисы для сотрудников, внутренние коммуникации, документооборот и управление вовлеченностью;

- развитие сотрудников: постановку целей, оценку производительности, онбординг, обучение.

Также сюда можно отнести аналитику и новые инструменты, такие как виртуальные помощники и конструкторы на базе искусственного интеллекта.

Как технологии меняют работу HR

В работе HR-специалиста много рутины, и автоматизация давно успешно позволяет с ней справляться. Эксперты рынка считают автоматизацию процессов главным трендом современного HR: в США 58% компаний используют ПО для рекрутинга и удержания кадров, а также управления персоналом, а в странах Европы этот показатель составляет 37%.

Однако по мере цифровизации HR все больший интерес вызывают не отдельные IT-системы, а экосистемы сервисов, в которых легко управлять единым цифровым опытом сотрудника.

Комплексные HRM-системы требуют меньше затрат на обслуживание, обеспечивают большую гибкость для адаптации к меняющимся условиям рынка, новым запросам HR и сотрудников, а также повышают эффективность взаимодействия, скорость обмена информацией и выполнения действий.

Таким образом, HRM-системы способствуют росту удовлетворенности сотрудников и руководителей от использования сервисов и продуктов HR.

Все это позволяет HR-функции стать более значимой для бизнеса. Рассмотрим, какие процессы оказывают влияние на ее трансформацию.

Привлечение, найм и адаптация персонала

Бизнес стремится внедрять технологии, которые помогают эффективнее управлять воронкой найма и снижают стоимость привлечения сотрудников.

Для подбора персонала HRM-системы предлагают работу с шаблонами писем соискателям, автоматическую публикацию вакансий на сайтах, поиск кандидатов по заданным параметрам и даже массовую выгрузку резюме в нужном формате. Автоматизация позволяет исключить из процесса человека, что сокращает расходы на рекрутинг и позволяет охватывать больше соискателей. Также снижается вероятность пропуска резюме подходящего кандидата в общей базе.

Кроме того, HRM-системы незаменимы для адаптации новых сотрудников. Например, можно настроить прохождение инструктажей для всех новичков, проводить онлайн-тестирование и оценку результатов, назначить ментора — и не делать онбординг для каждого вручную.

Раскрытие потенциала сотрудников

Бизнес начинает уделять всё больше внимания повышению уровня лояльности и удовлетворённости сотрудников, раскрытию их потенциала и оценке эффективности.

С помощью HRM-систем руководители могут определить, каких знаний не хватает команде, и организовать обучение. Сотрудники, в свою очередь, могут самостоятельно посмотреть, какие навыки им нужны для продвижения по карьерной лестнице, и развивать их.

Производительность и эффективность сотрудников

HRM-система нужна в том числе тогда, когда команда перегружена. По данным «Инсайдера», 60% компаний отмечают повышение эффективности работы после внедрения автоматизации HR-процессов.

Помимо того, что цифровизация перечисленных процессов делает работу HR-отдела проще, она также формирует бренд работодателя как технологичной современной компании. Дальше разбираемся, как понять, что бизнесу пора задуматься о внедрении HRM-системы.

5 признаков того, что HR-отделу нужна помощь

По данным исследования Atsearch Group, 65% компаний отметили, что автоматизация рабочих процессов принесла больше всего результата в рекрутменте, 56% респондентов указали кадровый электронный документооборот (КЭДО), 55% — обучение и развитие, 36% — адаптацию, 25% — управление эффективностью сотрудников.

Чтобы понять, когда и с чего начать цифровизацию, необходимо выстроить приоритетность задач: разложить HR-процессы на составляющие и разобраться, какие операции доставляют наибольший дискомфорт персоналу, занимают много времени и приводят к ошибкам.

Рост расходов на оплату труда и штат сотрудников

Расходы на оплату труда — одна из крупнейших статей затрат компании. Использование HRM позволяет планировать бюджет заработной платы, устанавливать надбавки, курировать процесс приёма на работу и управлять увольнениями.

К тому же, если компания растет и увеличивает количество сотрудников, HRM-система может помочь упорядочить управление персоналом и автоматизировать процессы.

Увеличение времени выполнения задач

Верный признак того, что пришла пора автоматизации — время на выполнение одних и тех же задач постоянно растет. HRM-системы помогут выполнять задачи быстрее: принимать кадровые решения, поддерживать записи о сотрудниках в актуальном состоянии, рассчитывать заработную плату, разрабатывать схемы мотивации.

Эффективность растет и за счёт электронного документооборота: сотрудники имеют к ним мгновенный доступ, им не нужно тратить время на распечатку и пересылку документов.

Сбор данных вручную

Ручной сбор данных для важных отчётов — это долго и дорого. HRM-системы сделают такую работу быстрее и качественнее.

HR-специалисты тратят много времени на работу с электронными таблицами, ведение журналов, сбор данных.

Например, в среднем не меньше трех часов в неделю уходит просто на ведение графика учёта рабочего времени. Автоматизация этого и других процессов позволяет мгновенно отслеживать запросы сотрудников, согласовывать их, утверждать и вносить изменения в планы.

HRM-система позволяет упорядочивать и хранить информацию о сотрудниках, их работе, а также следить за присутствием, отпусками и другими аспектами управления персоналом. В результате улучшается аналитика по управлению кадрами, у компании появляются ценные данные для принятия решений.

Увеличение количества ошибок

Также стоит отметить важность человеческого фактора. Если перегруженные работники HR-подразделения начали допускать ошибки в рутинных задачах, бизнесу стоит попробовать оптимизировать и автоматизировать часть процессов. HRM-система поможет не только поставить часть задач «на автопилот», но и отслеживать каждый этап их исполнения.

Если менеджер по работе с персоналом разобрался с HRM-системой, всё настроил, структурировал и запустил процессы, то вероятность пропустить дедлайн, что-то забыть или сделать не так меньше, чем при ручном администрировании процессов.

Усталость и негативные эмоции сотрудников

Около 40% рабочего времени специалисты тратят на административную бумажную волокиту. Из-за этого огромного объёма работ время на другие задачи значительно сокращается. HRM-система избавит HR-специалистов от рутины, даст им больше времени на решение стратегических и творческих вопросов.

Как HRM влияет на бизнес-показатели и уровень удовлетворённости сотрудников

HRM-система — это инвестиция, поэтому на старте важно оценить соотношение вложений к её эффективности. Для этого все процессы нужно разложить на составляющие и оценить экономию времени, которую получит каждый сотрудник. HRM-система создает среду, где человек хочет остаться, чтобы расти, развиваться, приносить пользу.

Например, из кейсов автоматизации бизнес-процессов на базе корпоративного портала можно сделать следующие выводы:

1. В три раза сокращается время сотрудника на поиск заполнение нужных заявок и документов.

2. В два раза сокращается нагрузка на HR-службу и отдел внутренних коммуникаций.

3. Снижается текучесть кадров и увеличивается продуктивное время сотрудников.

4. До 90 % сотрудников компании положительно отзываются об HR-сервисах.

HRM-система решает не только задачи оптимизации расходов бизнеса, но и наращивает эффективность множества процессов.

Как продать сотрудникам идею внедрения HRM

Какой бы продвинутой и удобной ни была HRM-система, её внедрение может встревожить сотрудников — так бывает с любыми переменами и нововведениями. Принятие изменений может занять продолжительное время, вплоть до трех лет. Чтобы этот процесс проходил быстрее и комфортнее, следует максимально погружать сотрудников, прежде всего руководителей, в работу с системой.

Также можно использовать небольшую инструкцию по внедрению HRM-системы.

Этап 1. Пробный запуск

Чтобы получить обратную связь, нужно собрать активную группу — лучше пригласить в нее несколько сотрудников от каждого отдела. Необходимо проанализировать их опыт работы с системой, собрать отзывы и на их основании сформулировать рекомендации по улучшению.

Этап 2. Обучение ответственных сотрудников

В HRM-систему необходимо загрузить информацию о сотрудниках и другие критически важные данные, с которыми команде предстоит работать в перспективе. Затем следует подготовить подробные инструкции, передать их ответственным сотрудникам и запустить систему для них. Таким образом они освоят функциональность и смогут обучать других членов команды.

Этап 3. Обучение руководителей

Следует донести ценность HRM-системы до руководителей отделов и обучить их работе с ней. Для этого можно провести мастер-классы: познакомить с системой, объяснить ее функциональные возможности, разобрать кейсы использования и обсудить, как проходит внедрение и на какие показатели эффективности оно влияет.

Важно подчеркнуть, что использование помогает оптимизировать работу, повысить производительность за счет улучшения условий труда и оптимизацию времени. В результате руководители поймут все особенности системы, смогут эффективно ей пользоваться и формировать новые задачи для своих команд.

Этап 4. Финальный запуск

Внедрять HRM-систему следует постепенно для разных целевых групп: рядовых сотрудников, линейных руководителей, удаленного персонала. Для продвижения системы внутри компании можно использовать все доступные каналы: email-рассылку, корпоративный портал, внутренние мероприятия.

В частности, можно организовать презентацию HRM-системы для сотрудников, провести обучение и придумать программу геймификации для вовлечения пользователей.

Удачной автоматизации!

HRM-система может быть полезной для HR-отдела в случае роста компании, необходимости улучшить управление данными и автоматизировать процессы, а также для использования аналитики по управлению персоналом.

Важный аспект внедрения любой инновации — снижение сопротивления сотрудников изменениям. HRM-системы позволяют отслеживать метрики и использовать их в качестве убедительного аргумента для всех отделов, которых касается нововведение. Полученные данные способствуют трансформации HR, усиливают вклад отдела в принятие решений, важных для всего бизнеса.