5 ошибок оптимизации бизнеса: разбираемся с предпринимателем

Открыли бизнес, вложили в него душу и силы. Время идёт, база покупателей не растёт, а выручка вызывает слёзы. Знакомо? С такой ситуацией сталкивается множество предпринимателей. Порой начинает казаться, что ничего не изменить. Но это не так. Достаточно оптимизировать бизнес-процессы, чтобы ситуация изменилась.

О том, какие распространённые ошибки встречаются на этом пути, рассказывает Елена Селезнёва, предприниматель, бизнес-консультант, психолог — специально для Daily Moscow.

Оптимизация: разбираемся с терминологией и задачами

Прежде всего, оптимизация — это комплекс задач и инструментов, которые направлены на повышение эффективности действий компании и поиск наиболее оптимальных решений. Некоторые руководители часто ошибочно трактуют понятие «оптимизация» как сокращение количества сотрудников. Однако список возможных решений не ограничивается исключительно увольнениями.

Благодаря оптимизации в организации удается:

— Сократить время на выполнение операций.
— Снизить себестоимость товаров и услуг.
— Улучшить качество товара и удовлетворённость потребителей.
— Повысить контроль за деятельностью сотрудников.
— Высвободить средства для развития бизнеса.
— Усовершенствовать выполнение операций и сделать процесс более прозрачным.
— Модернизировать систему управления и планирования на предприятии.

Особенно высока роль оптимизации в период кризисов и во время экономической нестабильности, когда цена ошибки многократно возрастает.

Елена Селезнёва

Предприниматель, бизнес-консультант, психолог

В такие периоды, как правило, компании стараются максимально оптимизировать статьи расходов:

1. Внимательно следят за количеством персонала и объемом функционала каждого.
2. Минимизируют или полностью отказываются от системы премирования.
3. Сокращают траты на расходные материалы, переходя на аналоги.
4. По возможности переносят обучение персонала или организуют его своими силами.
5. Переходят к поставщикам с более низкими ценами.

Сейчас, когда мы находимся в эпицентре экономического кризиса очень важно максимально минимизировать управленческие промахи. Мой многолетний опыт в бизнесе позволяет сформировать список самых распространенных ошибок в сфере оптимизации.

Отсутствие системности в бизнесе

Системность в бизнесе отвечает за порядок, а также быстрое и точное исполнение обязанностей. Для этого применяются инструменты, которые способствуют повышению эффективности работы:

— Составьте бизнес-модель, чтобы посмотреть на свой бизнес со стороны и оценить дополнительные возможности развития.

— Расставьте приоритеты. Оцените все рабочие процессы и примите решение, чем из этого будете заниматься вы, а что следует грамотно делегировать. Это поможет освободить время для стратегических задач и развития.

— Организуйте управленческий учёт. Благодаря системе отчётов и подробному описанию цепочки отношений с клиентом вы будете понимать, что происходит в компании и находитесь ли вы в рамках плана.

— Регламентируйте бизнес-процессы — это даёт полное понимание следующего шага каждому из участников процесса.

— Обратите внимание на мотивацию. Банально, но когда сотрудники понимают, что они зарабатывают тогда, когда совершают выгодные для бизнеса действия, их эффективность возрастает.

Прежде всего, любая компания стремится быть конкурентоспособной. Для этого должны быть чётко описаны и максимально понятны все основные функции и задачи, чтобы сотрудники понимали свой функционал и зону ответственности. В таком случае, предприятие будет работать как швейцарские часы и стабильно генерировать прибыль.

Некорректная система контроля

Система контроля в организации нужна для того, чтобы гарантированно иметь возможность влиять на любой рабочий процесс для достижения желаемого результата.

Ошибки в системе контроля могут привести к весьма неприятным последствиям:

1. Принятие решений без учёта стратегии и цели компании.
2. Перевес в сторону тотального контроля или полное его отсутствие.
3. Осуществление контроля только по итогу, когда вносить изменения уже поздно.
4. Невозможность объективного контроля из-за нечётких целей и стандартов.
5. Использование контроля лишь в качестве системы поощрения и наказания сотрудников. Исключение его из системы развития бизнеса.
6. Исключительно количественный контроль без учёта качества.

Система контроля даёт возможность оценить реальную ситуацию в организации. Ее наличие существенно повышает показатели деятельности предприятия, а также улучшает его конкурентоспособность.

Неэффективное закрепление ответственности

Бизнес-процессы требуют участия большого количества людей, но порой случаются ситуации, когда люди, выполняя определенную задачу, начинают бороться друг с другом. Или, наоборот, все отказываются принимать решения и брать на себя ответственность. Как избежать подобных проблем?

— Распределяйте ответственность за бизнес-процессы так, чтобы заинтересованная в результате сторона была исключена из управления этим бизнес-процессом, но могла контролировать качество результата.

— Внедряйте систему политики внутреннего потребителя. Чтобы для каждого бизнес-процесса был внутренний заказчик, которому нужен результат, и внутренний аудитор, который отвечает за результативность.

— Разграничивайте права доступа к данным, а также систему отчётности и процедуры согласования документации.

— Рассмотрите вариант профессионального аутсорсинга для процессов, которые компания не готова выполнять внутренними ресурсами. Или если объем работы по этому процессу незначителен для назначения полноценной ответственной штатной единицы.

При грамотном построении рабочего процесса формируется сильная команда, состоящая из профессионалов, которые способны эффективно решать задачи.

Отсутствие согласованности действий между подразделениями

Эффективное взаимодействие между подразделениями важно не меньше, чем командная работа в каждом коллективе. Без него компания не может работать как единый механизм, а сотрудники не могут полноценно выполнять свои обязанности. Это снижает эффективность и мотивацию персонала, а также затрудняет реализацию любых проектов. Для того чтобы избежать подобного, необходимо:

— Оценить необходимость участия в бизнес-процессе нескольких подразделений.
— Проанализировать эффективность ресурсов в случае участия нескольких отделов.
— Принять оптимальное решение для деятельности компании.

Отсутствие же этого приводит к появлению и развитию безответственности и эффекта «пинг-понга». Например, в случае, когда некоторые из участников процесса не имеют информации о своём участии. Тогда при поступлении задачи в это подразделение, она будет отправлена обратно, тем самым ставится под угрозу выполнение задачи в срок.

Неэффективное управление развитием

Управление оптимизацией бизнес-процессов — это тоже бизнес-процесс. Часто руководитель слишком фокусируется на текущих задачах, желая участвовать во всех процессах, совершенно не оставляя времени на развитие.

А управленец должен помнить, что основная его задача заключается не в выполнении функционала вместо сотрудников, а в грамотном делегировании, постановке задач, контроле бизнес-процессов, мотивации персонала и воодушевлении их на эффективную работу. Именно к такому результату должна приводить эффективная оптимизация бизнес-процессов.

Следуя рекомендациям, вы избежите массы ошибок и сможете эффективно и результативно управлять своим бизнесом. А, значит, получите результат в виде увеличения прибыли и клиентской базы.

Фото: Erik Norrhede, Noi/Amedeo Inglese