Как компании пройти проверку трудовой инспекции

Чтобы проконтролировать, как работодатель соблюдает права сотрудников и исполняет обязательства, трудовая инспекция вправе прийти в организацию с проверкой. Эксперт системы «Актион Кадры» Анастасия Синицына рассказывает, как подготовиться к приходу инспекции с организационной и распорядительной точки зрения.

На каком основании проводятся надзорные мероприятия? Их проведение регулирует два документа: Закон от 26.12.2008 №294-ФЗ и Административный регламент, утвержденный приказом Роструда от 13.06.2019 №160. В них содержатся рекомендации и инструкции о том, как процессуально должны вести себя инспекторы в ходе проверки – они бывают плановыми и внеплановыми.

Перед проверкой нужно определить объем той информации и документов, которые нужно собрать в зависимости от ее типа, а также составить четкий план действий, необходимый для реализации уже непосредственно на самом мероприятии.

Выясните, почему в вашей компании проводится проверка

Если мероприятие плановое, дату проведения проверки можно узнать заранее. Доступ к плану открытый и размещен на сайте Генеральной прокуратуры или на официальном сайте Роструда. В первую очередь кадровик должен постараться не допустить прихода инспекции, а для этого нужно найти основания. Поэтому если увидели, что вас включили в план, проверьте, прошло ли три года с момента государственной регистрации организации или с даты последней плановой проверки. Основанием для отмены проверки также может стать тот факт, что организация относится к субъектам малого предпринимательства – эта категория освобождена от плановых проверок до 31 декабря 2020.

Помимо вышеуказанного, инспекторы не имеют права проводить проверку, если она, например, приходится на один период с налоговой проверкой. Заметив одно из перечисленных обстоятельств, можно подать заявление в прокуратуру с подтверждающими документами.

С внеплановой проверкой дела обстоят проще. Это связано с тем, что с внеплановой проверкой чаще всего приходят после обращения в инспекцию сотрудников. Анонимные заявления и обращения не могут служить основанием для проведения внеплановой проверки (ч. 3 ст. 10 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ), поэтому наверняка вы будете знать, от кого из сотрудников исходило обращение. Чаще всего – от специалиста, уже не числящегося в штате. В связи с этим, лучше заранее предотвращать конфликты и споры. Самое распространенное правонарушение при увольнении – не выдать расчет. И работодателю, и работнику всегда легче договориться.

Также работник должен учитывать, что жалоба может остаться неудовлетворенной, так как зачастую по незнанию он претендует на то, что ему не положено по закону. Поэтому кадровику стоит провести с сотрудником разъяснительную беседу, ссылаясь при этом не на собственное мнение или мнение руководства, а на нормативные акты. Таким образом, если все противоречия удастся урегулировать до проверки, то это вполне может стать основанием для ее отмены.

Взаимодействуйте с другими подразделениями

Задача не такая простая, как кажется на первый взгляд. Так, например, кадровик может столкнуться с тем, что руководители структурных подразделений постоянно меняются, и поэтому приходится каждый раз налаживать взаимодействие. А это особенно важно, когда дело касается увольнения. Как правило, инициаторами расторжения трудовых отношений являются сотрудник и руководитель структурного подразделения. Именно от поведения последнего будет зависеть, создаст он проблемы для организации при проверке или нет. При этом если нарушение при увольнении будет выявлено на этом этапе, отвечать за него будет явно не руководитель.

Сложности во взаимодействии возникают и тогда, когда в компании есть удаленные участки и филиалы, но, тем не менее, туда также нужно передавать документы в читаемом виде, ознакомить с ними сотрудников под подпись и провести другие кадровые мероприятия.

Подготовиться и участвовать в проверке

Чтобы приезд инспекторов в организацию не стал сюрпризом, нужно ежегодно изучать план проверок. Нелишним будет приучить себя к тому, что готовиться к ней нужно каждый день, правильно и вовремя оформляя документы, правильно указывая основания для подготовки этих документов и тщательно отслеживая сроки.

Несвоевременная выплата расчета при увольнении или заработной платы во время отпуска – одно из самых распространенных нарушений. Особенно это актуально в кризис, когда работодатель выплачивает все, что положено сотруднику, но позже. При этом он уверен, что ничего предосудительного в нарушении сроков инспекция не найдет, а на самом деле это будет основанием для привлечения к административной ответственности.

Отслеживайте сроки, установленные для оформления документов, процедур приема и увольнения, своевременно предоставляйте отпуска и ознакамливайте работников с принятыми версиями локальных актов под подпись, контролируйте исполнение обязательств по заработной плате, входящих и исходящих документов.

Передавая в бухгалтерию документы для оплаты, предоставляя приказы, листки нетрудоспособности и т. д., фиксируйте факт передачи документов – работать на доверии нельзя, инспекция может потребовать подтверждения. Например, вопросы со стороны проверяющих обязательно возникнут в случае, если нужно будет доказать, почему какая-либо из оплат не прошла вовремя.

Правильно используйте рабочее время при подготовке к проверке

Если в компании работает кадровик в единственном лице, то, очевидно, ему нужно правильно распланировать время и расставить приоритеты, чтобы все успеть. Если у компании есть целая кадровая служба, то тут следует решить, кто за что будет отвечать.

Когда становится понятно, что проверки не избежать, актуализируйте свой опыт и просмотрите обновления нормативов (с комментариями) по проведению процедуры надзорных мероприятий. Так, например, Федеральный закон «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» от 26.12.2008 N 294-ФЗ часто претерпевает изменения, но, тем не менее, кадровику стоит знать, как должен вести себя инспектор, что он может делать, а что нет, какие права и обязанности есть у вас.

Помним, что для обжалования любых действий у компании будет 10 дней. Для других процедур иногда отводится больше времени, но лучше ориентироваться на этот срок.

Определить представителя работодателя (свой/чужой)

От того, кто предоставляет интересы работодателя в ходе проверки, зависит очень многое. Все чаще работодатели стараются привлечь к работе над проверкой не своих сотрудников, а специалистов со стороны, хотя в подавляющем большинстве случаев именно внутренние сотрудники справляются с подобными задачами эффективнее. Если выбор все же сделают в пользу стороннего исполнителя, то необходимо узнать о его навыках и достижениях в работе именно с инспекциями труда. Это особенно касается привлечения юристов или адвокатов.

Дополнительный план действий на разных этапах проверки

При проведении проверки:

• ● Своевременно представляйте документы, сведения, информацию, в том числе не запрашиваемую Гострудинспекцией, но отстаивающую вашу позицию.
• ● Активно участвуйте, взаимодействуйте с надзорным органом работодателя. Даже когда есть квалифицированный представитель, кадровой службе лучше не самоустраняться.
• ● Ответственно представляйте интересы работодателя. Под ответственным участием подразумевается анализ имеющихся документов и оценка наличия рисков. Критично оценивайте те документы, которые вы представляете.

По завершении проверки

• ● Примите решение обжаловать или не обжаловать действия надзорного органа, будет ли это частичное или полное обжалование.
• ● Помните о процессуальных сроках (правило 10 дней).
• ● Найдите основания для обжалования (по фактическим обстоятельствам, процессуальным требованиям).

Если принято решение обжаловать результаты проверки:

• ● Определите, кто будет представлять интересы работодателя для обжалования действий государственной инспекции труда (адвокат, юристы, юридическая службы и т. д.).
• ● Оцените «риски» и затраты на обжалование решений или действий гострудинспектора.
• ● Не назначайте виновного в выявленных нарушениях, а поймите причину и объективно определите «пробелы» в работе, бездействия должностных лиц, после чего принять меры к устранению или недопущению нарушений ТК РФ.

Анастасия Синицына
эксперт системы «Актион Кадры»