Эксперт рассказал, как выбрать формат мероприятия под бизнес-задачи

Ошибки при выборе формата мероприятия чаще всего возникают еще на этапе планирования, когда компании ориентируются на чужой опыт или повторяют сценарии прошлых лет. Такое мнение высказал основатель агентства событийного маркетинга ASG GROUP, эксперт по событийному маркетингу и режиссер мероприятий Вадим Ждан.

По словам эксперта, формат мероприятия — это инструмент, который должен решать конкретную бизнес-задачу. Поэтому перед разработкой сценария и выбором площадки важно определить цель события. Если задача заключается в продвижении продукта, акцент следует делать на конверсии и дальнейших действиях участников. Для укрепления команды ключевыми становятся совместный опыт и эмоции, для удержания клиентов — атмосфера доверия и статуса, для повышения узнаваемости — медийный эффект, а в условиях кризиса — открытая коммуникация и прозрачность.

Эксперт также отметил, что формат должен учитывать особенности аудитории. По его словам, топ-менеджеры ценят четкую структуру программы и возможности для нетворкинга, линейные сотрудники ожидают более неформальной атмосферы, юмора и эмоциональной разрядки, B2B-клиенты ориентированы на практическую пользу и экспертный контент, а молодая аудитория — на интерактивные элементы и геймификацию. При этом одна и та же компания может использовать разные форматы для разных категорий участников.

Вадим Ждан пояснил, что каждый инструмент решает собственные задачи. Конференции подходят для передачи структурированной информации и укрепления экспертного статуса, презентации — для получения заявок и заключения контрактов, тимбилдинги — для объединения коллектива, особенно после реструктуризации, тренинги и стратегические сессии — для развития компетенций и поиска решений, корпоративные мероприятия — для благодарности сотрудникам и отдыха без рабочей повестки, спортивные мероприятия и регаты — для неформального нетворкинга, а антикризисные встречи — для управления эмоциональным состоянием аудитории.

По его оценке, даже качественный декор не способен компенсировать недостатки сценария, тайминга и общей структуры события.

Для выбора оптимального формата Вадим Ждан рекомендовал ответить на три вопроса: что участники должны узнать, почувствовать или сделать к завершению мероприятия, насколько аудитория готова к активному взаимодействию и какой результат компания рассчитывает получить спустя неделю после события — например, контракты, отзывы или публикации. По мнению эксперта, именно ответы на эти вопросы позволяют определить наиболее эффективный формат.

Как подчеркнул Вадим Ждан, оптимальным является не самый зрелищный или самый бюджетный формат, а тот, который соответствует бизнес-целям компании и ожиданиям аудитории.