Грачья Алексанян: без ответственных и правил реакции KPI остаются цифрами на дашборде

Наличие дашбордов само по себе не обеспечивает качество управления. Чтобы аналитика помогала принимать решения, компании необходимо связать каждый ключевой KPI с едиными правилами расчета, ответственным и порядком реакции на отклонения. Об этом рассказал эксперт по BI и корпоративной аналитике, основатель российской BI-платформы Fastboard Грачья Алексанян.

По его словам, проблема часто возникает на стыке подразделений: продажи выполняют план по выручке, маркетинг - по привлечению трафика, логистика соблюдает сроки доставки, а прибыль компании снижается.

Причиной могут быть скидки, изменение товарного микса или рост расходов на доставку. Формально подразделения достигают своих целей, но это не гарантирует улучшения общего финансового результата.

Разобраться в таких ситуациях помогает дерево KPI — структура, которая связывает выбранный финансовый результат с влияющими на него факторами. Например, для прибыли такими факторами могут быть объем и структура продаж, цены, скидки, закупочная стоимость, возвраты и расходы на доставку.

Однако даже правильно построенное дерево мало поможет, если одна метрика существует в нескольких версиях. Например, при расчете маржинальности подразделения могут по-разному учитывать логистику, возвраты и бонусы поставщиков, брать данные по отгрузке или оплате. Тогда обсуждение причин отклонения превращается в спор о том, чья цифра правильная.

Поэтому эксперт рекомендует закреплять за ключевыми KPI бизнес-владельцев. Это не обязательно сотрудники, которые собирают данные или строят дашборды. Их задача — отвечать за смысл показателя, методику расчета, допустимые значения и организацию реакции. Техническая реализация может оставаться у аналитиков и ИТ.

Договоренности следует фиксировать в «паспорте метрики»: что измеряется, по какой формуле, из каких источников и с какой частотой обновления. Там же указывают владельца, пороги отклонений и дальнейшие действия.

Само по себе выделение показателя красным цветом ничего не меняет. Если маржинальность категории упала ниже допустимого уровня, должно быть понятно, кто проверяет промоакции, закупочные цены, логистику, возвраты и ассортимент. При росте дефицита товаров — кто разбирается с прогнозом спроса, поставками и графиком пополнения.

Начинать Алексанян советует с одного управленческого контура — например, выручки и маржи в коммерческом блоке или выпуска, брака и себестоимости на производстве. Частоту анализа важно соотносить со сроками возможного вмешательства: если проблему можно исправить сегодня, сигнал после закрытия месяца поступит слишком поздно.