Форума не будет. Как участникам и организаторам мероприятий не потерять деньги

C 19 марта Российская Федерация перешла в режим повышенной готовности из-за пандемии коронавируса. 25 марта Президент России Владимир Путин выступил с экстренным обращением, в котором объявил о нерабочей неделе. Мэрия Москвы приняла беспрецедентные меры, были отменены все массовые мероприятия, закрыты торговые центры, заведения общественного питания. Все это означает отмену или перенос ближайших бизнес-форумов, конференций и прочих подобных мероприятий. Могут ли участники получить компенсацию за купленные билеты и другие понесенные расходы? Как организаторам избежать разорения? Расскажем ниже. Материал подготовлен совместно с экспертами холдинга Актион-МЦФЭР.

Пандемия и бизнес-путешествия

Коронавирус стал для индустрии деловых поездок «черным лебедем» — так аналитики называют внезапные, непредсказуемые события, кардинально меняющие состояние той или иной системы. В конце 2019 года эксперты предсказывали отрасли уверенный рост на годы вперед. В феврале 2020-го Global Business Travel Association уже прогнозирует убыток в $559 млрд, через несколько недель цифра увеличивается до $820 млрд.

По данным «Коммерсанта», к середине марта в только России из-за пандемии отменили около половины деловых поездок. Нынешний год пройдет без Женевского автосалона, крупнейших часовых выставок,экономических форумов в Петербурге, Красноярске и Сочи. Некоторые новости вызывают грустную иронию — например, когда о закрытии из-за Covid-19 сообщает оргкомитет конференции по работе во время коронавируса.

События развиваются со стремительной скоростью. Еще 11 марта московские власти разрешали проводить мероприятия с численностью участников до пяти тысяч человек. Через несколько дней границу понизили в сто раз, а Роспотребнадзор обратился к региональным властям с просьбой об аналогичных мерах. В настоящее время все запланированные до 12 апреля мероприятия — отменены. Многие бизнес-путешественники и сами отказываются от поездок, прислушиваясь к рекомендациям самоизолироваться.

Что предпринимают компании сейчас

Для организаторов разнообразных форумов отмена мероприятия — не единственный вариант. Нынешний кризис вызвал бурный интерес к приложениям для удаленного доступа и конференцсвязи. Разработчики воспользовались возможностью, чтобы попробовать изменить отношение к виртуальным ивентам. Раньше многие пользователи не хотели участвовать в онлайн-конференциях, потому что в этом случае нельзя пообщаться в кулуарах. Такие стартапы, как Run the World или Hopin, дополнили сервисы онлайн-трансляции виртуальными холлами, где интернет-посетители могут задать вопросы спикерам и поговорить друг с другом. Обе компании признаются журналистам, что Covid-19 принесла их бизнесу небывалую клиентскую активность.

Именно по такому сценарию пошли Microsoft, Apple, Российский интернет-форум — все они объявили, что их очередные события пройдут онлайн: при должном умении компания может создать и из этой ситуации хороший PR-повод.

Наталья Зайцева, руководитель отдела организации мероприятий «Актион-МЦФЭР»:

Значимая часть бизнеса холдинга связана с мероприятиями. Только на первое полугодие у нас было запланировано 60 конференций и семинаров для бухгалтеров, юристов, кадровиков, специалистов по госзакупкам и охране труда. В апреле так и не состоится интерактивная выставка о будущем профессии бухгалтера от журнала «Главбух», которая должна была стать масштабным событием отрасли. 

Сейчас мы экстренно переводим мероприятия в онлайн. Программу также адаптируем под новые условия работы, в ближайшие дни на наших конференциях появится антикризисный контент. Чтобы участники могли задавать вопросы и получать на них ответы в режиме реального времени, как это происходит при очном участии, подключили систему экспертной онлайн-поддержки. Ответы на вопросы придут в индивидуальном порядке, со ссылками на нормативную базу.

Разумеется, «виртуализация» подходит не всем. Как говорит руководитель отдела конференций журнала «Генеральный директор» Сергей Щербинин, в таких случаях приходится искать более поздние даты в расчёте на то, что к тому времени угроза минует: «Для нас проведение события в онлайн-формате — крайняя мера, так как большинство наших клиентов предпочитают исключительно очное участие. Они согласны перенести дату мероприятия на другое время. Поэтому все события, которые должны были состояться в марте-апреле, теперь пройдут в конце мая или июне. Все наши забронированные площадки с большим пониманием отнеслись к переносу мероприятий и как следствие, уменьшению количества участников. По словам посетителей, отели и перевозчики также охотно идут им навстречу. Все это стало возможным при условии, что мероприятие все-таки состоится».

Тем из организаторов, кому не подходит ни онлайн-режим, ни перенос даты, стоит проверить свои страховые договоры — в них может быть предусмотрен риск отмены конференции. То же самое касается и участников, которым не удастся добраться до места проведения ивента. Страховые, пусть с осторожностью, но допускают возможность выплат, подчеркивая при этом, что решение зависит от условий каждого конкретного договора. В одном случае риски эпидемий могут быть прямо указаны в документах, в другом формулировки могут оказаться более расплывчатыми.

Страховщики уточняют, что значение в данном случае имеет все: и характеристики самого ивента, и требования к страховому покрытию клиентов. С другой стороны, если в договоре упоминается вирусная инфекция без уточнения заболевания, нынешняя пандемия вполне удовлетворяет условию выплат.

Правда, сейчас страховать риск отмены конференции уже поздно — признание вспышки Covid-19 пандемией лишает ее статуса внезапности. Аналогичные сложности могут возникнуть и с покупкой туристической страховки — некоторые компании и вовсе перестают продавать тревел-полисы и страховать мероприятия, запланированные на нынешний год.

Если же говорить о перелетах до места проведения бизнес-форумов — как правило, авиакомпании возвращают деньги за билеты с гибким тарифом, но другие условия поездки могут повлиять на развитие ситуации. Например, страна назначения может не значиться в официальном списке опасных направлений. Тогда авиакомпания имеет право не отменять рейс, а желание пассажира отказаться от путешествия будет добровольным. В этой ситуации держателям невозвратных билетов будет трудно добиться полного возврата. Впрочем, некоторые крупные перевозчики уже объявили об акциях для всех своих клиентов без исключения.

Как организаторам не потерять деньги из-за сорванной сделки?

Иногда перенести мероприятие или провести его онлайн невозможно. Участники сорвавшейся конференции или форума могут потребовать компенсацию, начиная с предоплаты и заканчивая другими понесенными убытками — при этом выплаты и их размер во многом будут зависеть от того, как в этой ситуации повел себя организатор:

Комментируют юристы системы «Актион Право»:

Если организатор отменил конференцию до того, как власти запретили массовые мероприятия, то суды, скорее всего, будут смотреть на истинную причину такого решения. Например, компания могла испугаться, что не соберет аудиторию — это значит, что она в одностороннем порядке отказалась от исполнения обязательства. Нужно вернуть предоплату за участие и возместить убытки участникам (п. 2 ст. 782 ГК).

Если в списках участников были иностранцы (особенно из стран, где были случаи заражения), то организатор может утверждать, что не хотел создавать угрозу заражения. Получается, отказ от конференции вызван необходимостью защиты от вируса. Такие аргументы могут послужить обстоятельством, освобождающим компанию от ответственности, или, в крайнем случае, смягчающим ответственность.

Организаторам, которые не хотят разориться из-за дополнительных компенсаций, следует вовремя информировать всех своих контрагентов, фиксировать все свои действия в документах. Не лишним будет посмотреть, что в договоре говорится о форс-мажорах, хотя сейчас, конечно, это уже просто информация к сведению — ведь поменять подписанные документы не получится. Максимальную защиту от претензий обеспечивает упоминание в договорах и соглашениях эпидемий, пандемий, чрезвычайных ситуаций в сфере здравоохранения, ограничительных мер, введенных властями. При этом даже если власти называют новую инфекцию форс-мажором, как это сделала московская мэрия, суду этого может быть недостаточно.

Юристы системы «Актион Право»:

Только суд решает, повлияло ли обстоятельство, которое подпадает под критерии форс-мажора, на исполнение сделки. Поэтому этот указ можно использовать только как дополнительное доказательство нестабильной обстановки в Москве и Московской области и строить на его основании доказательную базу в суде. В других регионах, где коронавирус еще не признали форс-мажором, организация может ссылаться на то, что «наличие обстоятельств непреодолимой силы — общеизвестный факт».

Если в договоре в условии о форс-мажоре сказано, что к нему относятся чрезвычайные ситуации в сфере здравоохранения, эпидемии, пандемии, создающие угрозу для населения при выполнении обязательств, маловероятно, что участнику удастся возместить все убытки — организатор будет вправе вернуть только предоплату.

Как составить договор, чтобы застраховаться от расходов из-за отмены мероприятия?

Условие о форс-мажоре:

1. Стороны не несут ответственность за неисполнение либо ненадлежащее исполнение обязательств по настоящему договору, если докажут, что это произошло вследствие наступления обстоятельств непреодолимой силы (форс-мажор), которые стороны не могли ни предвидеть, ни предотвратить. К форс-мажорным обстоятельствам относятся, в частности: военные действия, пожар, стихийные бедствия, военные операции любого характера, блокады, запрет на экспорт или импорт, забастовки, гражданские волнения, задержки вследствие аварии или неблагоприятных погодных условий, эпидемии, пандемии, чрезвычайные ситуации, в том числе в сфере здравоохранения, ограничительные меры, введенные властями, а также другие обстоятельства, делающие невозможным исполнение договора.

2. Сторона, которая ссылается на обстоятельства, указанные в пункте 1 договора, обязана подтвердить наличие таких обстоятельств документом, выданным уполномоченным органом».

Второй вариант первого пункта:

1. Стороны пришли к соглашению о том, что введение органами государственной и муниципальной власти ограничительных мер в связи с угрозой распространения на территории Российской Федерации коронавирусной инфекции (2019-nCoV), в том числе запрета на проведение на территории Российской Федерации любых массовых мероприятий, к которым относится мероприятие, организуемое исполнителем по настоящему договору, является обстоятельством непреодолимой силы по смыслу пункта 3 статьи 401 Гражданского кодекса Российской Федерации.

Кроме того, организатору стоит включить условие о праве в одностороннем порядке отказаться от договора, уведомив участника мероприятия (юрлицо), и возместив ему только предоплату за участие, а не все убытки, как это указано в статье 782 ГК:

«Организатор вправе в одностороннем порядке отказаться от исполнения настоящего договора, уведомив участника мероприятия за 10 (десять) календарных дней до предполагаемой даты отмены. В указанном случае организатор обязуется возместить участнику только внесенную предоплату за участие в мероприятии в течение 10 (десяти) рабочих дней с даты направления участнику уведомления. Убытки участнику мероприятия не возмещаются».

Что делать участникам отмененных мероприятий?

Проверить, когда организатор объявил об отмене:

  • Если это произошло до указов о признании Covid-19 обстоятельством непреодолимой силы (они вышли 13 и 14 марта), значит, официальной позиции властей на этот счет еще не было, и не было запрета собираться большому количеству людей. Тогда организатор должен будет возмещать участникам все понесенные убытки и предоплату за участие. 
  • Если же отмена произошла после указов, организатор сможет, ссылаясь на это обстоятельство, компенсировать участникам только предоплату.

Если мероприятие было отменено до соответствующих указов, дополнительно проверить договор:

  1. На предмет условий о форс-мажоре:
  2. Если в договоре в условии о форс-мажоре сказано, что к нему относятся чрезвычайные ситуации в сфере здравоохранения, эпидемии, пандемии, участнику вряд ли удастся добиться возмещения всех убытков — если вернут, то только предоплату. 
  3. При этом в договоре может быть указано, что организатор обязан уведомить участника о наличии обстоятельств непреодолимой силы в течение определенного количества дней с даты, когда организатору стало известно об этих обстоятельствах. Если организатор нарушил порядок уведомления, то участник вправе потребовать компенсацию всех убытков. Если организатор уведомил участника вовремя — ему вернут предоплату.
  4. На предмет одностороннего отказа организатора:
  5. Если в договоре указано, что организатор вправе в одностороннем порядке отказаться от договора, уведомив участника за N дней, то (в случае нарушения порядка уведомления) участник может ссылаться на это условие. Если организатор не уведомил участника заранее, тот может требовать возместить все убытки и оплату участия в мероприятии.
  6. Если в договоре нет правила об одностороннем отказе, то организатор все равно должен был уведомить участника в разумный семидневный срок. В случае нарушения этого условия участник также вправе потребовать возместить ему все понесенные убытки, а не только предоплату участия.

Если ивент переносится в онлайн, у участников также появляется возможность компенсировать часть понесенных затрат — это могут быть уже оплаченные расходы, которые становятся неактуальны в онлайн-формате (например, полиграфическая продукция, трансфер или бизнес-завтрак).

Комментарий юристов:

Участник мероприятия может рассчитывать на компенсацию, если ситуацию не признают форс-мажором [повторимся, только суд решает, повлияло ли на исполнение сделки обстоятельство, которое подпадает под критерии форс-мажора]. Однако участнику нужно будет доказать размер компенсации. Как вариант, можно попросить у организатора смету с указанием всех пунктов, которые входили в стоимость билета на оффлайн-конференцию. Тогда можно будет высчитать сумму за услуги, которые онлайн-участник не получит.

В некоторых случаях организаторы предусматривают два варианта участия по разной цене (онлайн/оффлайн). Если удалось найти такую информацию, участник может потребовать вернуть ему разницу между этими ценами.

Онлайн всегда дешевле, чем живое выступление. В стоимость участия закладывают расходы на площадку, свет, звук, операторов, кофе-брейки и прочие расходы. Поскольку онлайн все это делать не нужно, цена должна быть ниже. Таким образом, в данном случае можно увидеть нарушение принципа соразмерности стоимости билетов и понесенных расходов. Плюс участники форума заплатили деньги именно за оффлайн, и никак не рассчитывали получить на такую же сумму онлайн-вариант.

Посетители могут отказаться от онлайн-участия из-за существенного изменения обстоятельств, и организатор будет обязан вернуть деньги за участие. Если же форум перенесут на другую дату, организаторы могут предложить участникам вернуть деньги в оговоренный срок. Если участники не дадут согласие на возврат средств в этот срок, организаторы будут вправе не возвращать предоплату [поскольку форум состоится в другие даты].

Такой подход справедлив и для проектов «Актиона»: как отмечает руководитель отдела конференций журнала «Генеральный директор» Сергей Щербинин, — «Логично предположить, что затраты на проведение онлайн-события не равноценны затратам на оффлайн-мероприятие. В связи с этим без возврата части суммы посетителям обойтись не удастся».

Сейчас уже можно предположить, что коронавирус не станет для человечества новой чумой. Китайские власти говорят о снижении числа новых больных, а значит, в Европе, которая стала очагом заболевания, вскоре тоже можно ждать улучшений. Мы выйдем из пандемии с лучшими навыками удаленной работы и, может быть, даже полюбим онлайн-мероприятия. Пока же всем стоит помнить рекомендации врачей и побольше сидеть дома. Как бы то ни было, здоровье важнее любых форумов.