Электронные трудовые книжки: что делать в связи с переходом на цифровой формат

трудовая книжка

С 2020 года меняются правила работы с трудовыми книжками. До 30 июня работодателям необходимо уведомить сотрудников о возможности перехода на цифровой документ. Бумажный аналог предлагается заменить на электронный учет сведений о трудовой деятельности сотрудника. Разбираем план действий специалиста по кадрам: какие документы подготовить и как сообщить об изменениях сотруднику. 

Кого назначат ответственным за ведение новых книжек?

Работодатель может сам выбрать сотрудника, который будет контролировать ведение книжки. В законе не указано, кто из специалистов должен отвечать за эту работу. Это может быть бухгалтер, кадровик или любой другой специалист. Обязанность необходимо закрепить за сотрудником, прописав ее  в должностной инструкции и трудовом договоре.

Даже если записи в книжки вносит весь отдел кадров, ответственным выбирается только один человек. О таком назначении нужно издать отдельный приказ. Он может быть подготовлен в произвольной форме, но с указанием данных ответственного сотрудника (Ф.И.О. и должность) и перечнем обязанностей: ведение трудовых книжек и подача отчетов СЗВ-ТД в Пенсионный фонд. Также в приказе необходимо предусмотреть кто будет заменять основного специалиста в случае его отсутствия. Документ следует подписать у руководителя компании и тех, кто в него внесен.

Что изменить в локальных актах?

Первое, что нужно сделать – это внести изменения в правила внутреннего трудового распорядка. Раздел, посвященный документам при приеме на работу, дополните информацией о том, как сотрудник может получить сведения о трудовой деятельности, если прекращается действие договора. Также укажите, каким способом работнику будут переданы  документы в случае его отсутствия в день увольнения или отказа их получать.

Как уведомить сотрудника о выборе трудовой книжки?

Работодателю следует сообщить об изменениях не позднее 30 июня 2020 года. Сделать это можно в произвольной форме. В документе прописывается между чем и чем нужно выбрать: между электронной трудовой книжкой и бумажной. Согласно закону, уведомления составляются в двух экземплярах. На одном из них сотрудник ставит подпись о получении уведомления,  второе выдается на руки.

Работникам, которые длительное время отсутствуют в офисе, например, находятся в отпуске, уведомление отправляется заказным письмом или курьерской службой. В этом случае нужно обязательно получить подтверждение, что письмо доставлено и вручено. Для удобства можно завести реестр уведомлений и заявлений. В нем фиксировать, какую трудовую книжку выбрал сотрудник. 

Как получить заявление от сотрудника?

После того, как сотрудника предупредили о новых правилах, он должен принять решение не позднее 31 декабря 2020 года. Если сотрудник оставляет бумажную трудовую книжку, то ему необходимо написать об этом заявление. Если же выбор делается в пользу цифрового формата, то работник указывает в заявлении, что согласен перейти на электронные сведения о трудовой деятельности. 

Что делать, если сотрудник отказался от бумажной версии?

В этом случае трудовая бумажная книжка выдается сотруднику на руки, а кадровик начинает вести электронную версию. При этом в трудовой книжке делается запись с указанием  порядкового номера, датой выдачи книжки на руки, полной датой подачи заявления. В графе три прописывается следующее: «Подано письменное заявление (Ф. И. О.) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 года № 439-ФЗ)». 

Запись заверяется подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек; печатью организации, если используете печать; подписью сотрудника. В графе учета движения трудовых книжек необходимо отметить: «Выдана на руки на основании письменного заявления (Ф. И. О.) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона № 439-ФЗ)». После этой записи сотрудник также ставит свою подпись. После этих действий работодатель перестает нести ответственность за ведение и хранение документа. 

Анастасия Синицына
эксперт системы «Актион-Кадры»

Анастасия Синицына
эксперт системы «Актион-Кадры»